業務の効率化は、業務の標準化ができるかで決まる！
業務の効率化はどうやって実現するのでしょう？
今までと同じやり方で業務を行なっていると、当然出すが業務の効率化はできません。
手を速く動かすのでしょうか？
RPAを導入するのでしょうか？
誰かに手伝ってもらうのか？
業務の標準化
業務の効率化を行うためには、業務の標準化を行うことが必要です。
業務の標準化とは、誰がやってもできるように仕組み化することです。
僕は会計事務所で勤めており、決算・融資・お客さんの相談にのったりしています。どの業務の基礎になるのは企業の業績で、さの業績を把握するためにはお客さんのレシート等の証票の入力業務が発生します。この入力について自分でやっていると業務が回らなくなるので、パートさんや外注さんに任せたりしたいるのですが、その時に入力業務の標準化が行われていないと質問が多かったり、間違って入力されたりします。業務の標準化されていないと余計に時間がかかったりします。業務の標準化がされていると、質問が少なかったり、間違いが少なかったりと業務を効率化することができます。
業務の標準化のために必要なこと
業務の標準化のために必要なことは、誰にでもできるように業務を掘り下げ、ルールを明確にすることです。
例えば、レシート等の入力業務であれば、勘定科目等を全て交際費として入力してなど、これ以上単純に出来ないように掘り下げます。
自動化
この自動化は、人がやっている業務をAIにやってもらうなど、人が手を動かさなくても実行できるようにして初めて自動化できたと言います。
最後に
今の時間は大切ですがどこかで頑張れば、後で楽ができます。
それに、空いた時間で他の仕事やプライベートを充実させることができま！
仕事の質は、準備が全て！
仕事の質は準備で決まります。
僕は会計事務所に勤めています。
お客さんの会社に訪問し、会計関係のチェックやお客さんの相談にのさせてもらうのが主な業務です。
仕事に慣れてくると、あまり準備しなくてもお客さんと話したり、会計関係のチェックは出来ますが、準備をしっかりすれば、より質の高い仕事ができます。
会計事務所だけに関わらず、他の業種の仕事でも同じで、準備をキッチリすることで、抜け漏れを防ぎ、より効率的に業務を行うことができます。
事前の準備とは
事前の準備は業種によって異なりますが、お客さんと接する仕事の場合、お客さんと会って何をするかを事前に決め、調べる必要があることは事前に調べておき、何をするのかをお客さんと共有する仕組みのことです。
僕の場合、Googleドキュメントに何をするかのアジェンダを作成し、お客さんと共有します。
そのアジェンダに従い、お客さんとその業務を進めて、実行したこと等をそのGoogleドキュメントに記載していきます。
なぜアジェンダの作成をするの？
アジェンダとは目次のことで、お客さんと行うことを箇条書きにします。
これを行うことで、何をするのかを明確にすることができ、何が抜けているのかなども明確にすることができます。
お客さんと会った時に行き当たりばったりで進めると、抜けや漏れが発生し、仕事の積み残しがおこります。
仕事を積み残すと、次回に行う必要があり、それがたまれば、全てが後回しになります。
なので、その時に行うことはその場で全て済まし、積み残しを行わないためにアジェンダの作成は効果的です。
なぜ共有するの？？
作成したアジェンダをお客さんと共有するのは、お客さんにも今日何を行うのかを明確に認識してもらうためです。
何をするのかを認識してもらうことで、話が横道にそれ、時間を消費することが少なくなります。
横道にそれることも必要なことなのですが、まずやることをやってから世間話等をするとお互いに気分よく話ができます。
決めたことを記録する理由
作成し共有したアジェンダの下などに、お客さんと決めたことなどをその場で文章で記録していきます。
記録する理由は、何を決めたのかをお互いに明確にすることで、お客さんが行うことや自分がやることなどを明確にすることができ、お互いに仕事をスムーズに行うことができます。
決めたことの実行が遅れると、その後のことも遅れてくるので、その場でどれだけ業務を完了でき、次にやることを明確にできるかが重要です。
最後に
準備が全て！
どんな業種でも同じですが、事前に準備せずその場しのぎの仕事を行うことは、時間の消費でしかありません。
何をやるかを明確にしそれをどれだけ効率的に行えるかが、仕事の質を大きく左右します。
人によってどんな事前の準備を行うかは異なりますが、自分はこんなことをやっているなどあれば、コメント欄で共有頂ければ嬉しいです！
USJのホグワーツ城のプロジェクションマッピング
プロジェクションマッピングってご存知ですか？？
大きなプロジェクターなどで建物・物体に映像を映し、音と合わせることで幻想的な世界を表現する技術のことです。
僕がプロジェクションマッピングを知ったのは、ハウステンボスの四方が壁の場所でプロジェクションマッピングを行うイベントがテレビに取り上げられていたものを見ました。
USJのハロウィン・ホラー・ナイトに参加するために、夕方からUSJに行った時に偶然ホグワーツ城のプロジェクションマッピングが行われており、映像に納めることができました！笑
ホグワーツ城プロジェクションマッピング
めちゃくちゃキレイでした！
今まで壁に写すプロジェクションマッピングしか見たことがなく、これだけ立体的なものは見たことがなかったので、ただただ感動しました。
ディズニーのプロジェクションマッピング
ディズニーでプロジェクションマッピングをやっているそうです！
ディズニー七夕デイズというプログラムらしく、USJとはまた雰囲気は違いますが、こちらも楽しそうです！
最後に
プロジェクションマッピングの魅力に取りつかれました！
来年はUSJ・ディズニーその他のイベントも参加して記事にアップしますね(^^♪
このblogについて！
2016年～2018年くらいまでブログをやっていたのですが、途中から更新をするのを辞めいつかブログを再開しようと思い、今日の2019年10月20日から再スタートを切ることを決めました！
以前は雑多ブログをやっていて、記事数は約200で、アクセス数は約1万5千でした。
収益はGoogleアドセンスとAmazonアソシエイトから数千円入ってきていました。
今回の目標と、それに向けて何をやっていくかを決めたので紹介します！
今回の目標
収益・・・2020年6月までに75,000円
目標を達成するための行動
目標の収益を達成するために、下記の行動を継続します。
・週に5記事を投稿する
・投稿したブログをTwitterにシェアする
blogの内容
blogの内容は、下記の2つの軸で考えています。
・会計、税務
・クラウドツール
この二つの軸で行こうと考えている理由は、ブログを書いて自分の仕事にも直結すれば効率がいいからです。
ブログと仕事が直結していないと、なかなかブログを書く時間が捻出できないし、継続しないのではないかと思います。ブログを書けば書くほど自分の仕事レベルも上がるのであれば最高です！！
工夫するポイント
ブログを書くにあたって工夫しようと考えているポイントがあります。
①ブログ構成を出来るだけ標準化し、何がどこに書いてあるのかをイメージし易くする
②スライドを作り、ビジュアルで理解できるようにする
③ユーチューブでそのスライドの解説動画を作成する
工夫するポイントは上記の3つですが、これを一気に行うのは現実的ではないので、①については直ぐに実行しますが、②と③はブログの更新が3ヶ月続いた段階でおこないます！
重要なポイント
木法を達成するために、下記の約束事は必ず守ります！
★ブログを週に5記事投稿すること★
ブログは継続的に投稿し、その内容の評価がよければ続きますが、評価が低ければリピートしてブログの記事を読んでもらうことはできないと思います。
それに、ある程度の頻度で投稿しないと、ブログの存在を忘れられることになり、新規からリピーターになったとしてもリピータを継続してくれるか分かりません。
最後に
上記に書いた通り、目標とそれを達成するための行動、そしてブログを書く上で重要なポイントについても気にしながら記事を書いていければと思いっています。
